Moeilijke Gesprekken zonder Spanning: Kijk Eerst naar je Lijf

Leadership coaching Amsterdam | David Buirs

Waarom je verstijft tijdens lastige gesprekken

David Buirs is leiderschapscoach in Amsterdam. In dit artikel lees je waarom je lichaam verkrampt tijdens moeilijke gesprekken, en hoe lichaamsbewustzijn en aandacht voor de ander de spanning verlichten. Met uitleg over het model Crucial Conversations voor feedback, slecht nieuws en conflict.

Je weet precies welk gesprek je moet voeren. De woorden heb je in je hoofd al drie keer geoefend. En dan zit je tegenover die persoon en voel je je dichtklappen. Je stem wordt anders. Je schouders kruipen omhoog. Wat je wilde zeggen, komt er half uit.

Dit overkomt bijna elke leidinggevende. Moeilijke gesprekken zonder spanning voeren lijkt iets voor mensen die nooit zenuwachtig worden. Maar zo werkt het niet. De rust ontstaat ergens anders dan je denkt. Hij begint bij je eigen lichaam, lang voordat je een woord hebt gezegd.

Wat er in je lijf gebeurt

Voor een spannend gesprek schiet je lichaam in een oude modus. Je brein leest de situatie als gevaar. Niet levensgevaarlijk, maar sociaal gevaar. Afwijzing. Conflict. Gezichtsverlies.

Je lijf reageert alsof er een roofdier voor je staat. Je ademhaling wordt oppervlakkig. Je kaak spant. Je buik trekt samen. Bij veel mensen kruipen de schouders richting de oren. Anderen voelen het in hun keel of in hun handen.

Dit gebeurt automatisch. Je kiest er niet voor. En juist daarom heeft het zo veel grip op je.

Begin bij body awareness

Hier komt een stukje mindfulness van pas. Praktisch, zonder zweverigheid.

De eerste stap is opmerken waar je verkrampt. Letterlijk. Voel je het in je schouders? Je kaak? Je maag? De meeste mensen weten het niet, omdat ze er nooit op letten. Ze zitten in hun hoofd, bij de woorden, bij wat er mis kan gaan.

Zodra je weet waar je vastloopt, kun je daar iets mee. Een diepe ademhaling naar je buik. Je schouders bewust een centimeter laten zakken. Je kaak losser maken. Dit klinkt klein. Maar je lichaam en je hoofd praten constant met elkaar. Een rustiger lijf stuurt een rustiger signaal terug naar je brein.

Probeer dit eens voor je volgende lastige gesprek. Dertig seconden. Voel waar de spanning zit, en laat die plek bewust wat zakken.

De ongemakkelijke ontdekking

Nu komt het deel dat gek klinkt, maar waar is. En het werkt echt.

Als je heel zenuwachtig bent voor een gesprek, ben je eigenlijk vooral met jezelf bezig. Hoe kom ik over? Wat vindt die persoon van mij? Ga ik niet stuntelen? Lijk ik wel zeker genoeg?

Je denkt dat je je druk maakt om de ander. Maar je aandacht zit op jezelf. Op je eigen imago.

Dit is confronterend om te lezen. Het betekent niet dat je egoïstisch bent of iets verkeerd doet. Ons brein is nou eenmaal sterk op onszelf gericht. Dat is logisch, het houdt ons veilig. Maar het helpt je niet in een gesprek dat ertoe doet.

En juist dit inzicht verlicht de spanning. Want zodra je het ziet, kun je het omdraaien.

Draai je aandacht om

Verleg je focus van jezelf naar de ander. Stel jezelf twee vragen voor het gesprek.

Wat wil ik hier bereiken? En hoe communiceer ik zo dat het bij deze persoon echt aankomt?

Zodra je daarmee bezig bent, is er minder ruimte voor de stem die zegt dat je gaat falen. Je hoofd heeft een taak. Je bent gericht op het resultaat en op de mens tegenover je, in plaats van op je eigen onzekerheid.

Dit is geen trucje dat de zenuwen wegtovert. De spanning zakt omdat je aandacht ergens nuttigs naartoe gaat.

Een model dat houvast geeft

Ik werk veel met leidinggevenden die deze gesprekken dagelijks voeren. Feedback geven. Slecht nieuws brengen. Iemand aanspreken op gedrag. Een conflict in het team.

Een van de modellen die ik aanleer is Crucial Conversations. Het is gemaakt voor precies die momenten waarop emoties hoog oplopen en er veel op het spel staat. Het geeft je een structuur om veilig te blijven, eerlijk te zijn, en de ander erbij te houden zonder dat het escaleert.

Wat ik mooi vind aan dit model: het werkt samen met alles hierboven. Een rustiger lijf en aandacht voor de ander vormen de basis. Het model geeft je vervolgens de woorden. Voor leidinggevenden van teamlead tot senior manager is dit een van de waardevolste vaardigheden om te beheersen, en daar werk ik aan in mijn leiderschapscoaching. Voor leidinggevenden op directieniveau is coaching voor senior leidinggevenden een logische verdieping.

Oefenen in een veilige omgeving

Niemand voert deze gesprekken vanaf dag één foutloos. Het is een vaardigheid. En zoals elke vaardigheid wordt die beter door te oefenen op een plek waar het nog niet meteen spannend is.

Dat is precies wat we in coaching doen. We kijken naar wat er in jou gebeurt tijdens deze gesprekken. We trainen het lichaamsbewustzijn, de focus op de ander, en een model als Crucial Conversations. Daarna oefen je het in de praktijk, stap voor stap. Voor een leider die deze vaardigheden gericht wil trainen, is een 1-op-1 leiderschapscursus een logische volgende stap.

Je wordt er rustiger van. En je gesprekken worden eerlijker en effectiever.

Herken je dit, en wil je deze gesprekken kalmer en steviger gaan voeren? Plan dan een gratis kennismaking. We kijken samen wat er bij jou speelt en wat je nodig hebt. Geheel vrijblijvend.

Communiceren met Executives Zonder de Zenuwen

David Buirs | Leadership Coach & Management Trainer

Communiceren met executives zonder de zenuwen

Leiderschaps- en executive coach David Buirs legt uit waarom communiceren met executives en directieleden voor veel professionals zo anders voelt dan andere gesprekken. Dit artikel beschrijft hoe het innerlijke verhaal dat je over jezelf vertelt die spanning veroorzaakt, en wat een rustiger vertrekpunt concreet oplevert.

Je handen zijn klam. Je maag zit op slot en je adem en hartslag zijn te snel. Vanavond slaap je weer slecht. Dat doe je altijd, de avond voor een presentatie aan je VP.

Eigenlijk is dat vreemd, als je er even bij stilstaat. Één persoon kan dit met je lichaam doen, terwijl een ander dat effect totaal niet heeft. Je hebt waarschijnlijk nooit gevraagd waarom. Je nam aan dat het gewoon zo werkt.

Maar laten we dat eens bevragen.

Het verhaal dat je over jezelf vertelt

Zonder het te beseffen bouwen we ons hele leven aan een verhaal over onszelf. En dat begint vroeg.

Als kind maakte je een tekening en zag je hoe trots je ouders waren. Dat voelde goed. Op dat moment begon er iets te vormen in je hoofd. "Ik ben goed in tekenen." Maanden later gebeurt hetzelfde na een schilderij op school. Het verhaal groeit: "Ik ben creatief. Ik ben goed met mijn handen."

Voor iemand anders verliep het anders. Een onvoldoende voor wiskunde, en de ouders reageerden zichtbaar teleurgesteld. Daar begint een ander intern verhaal: "Ik ben slecht in wiskunde." Dat groeit later uit tot: "Ik ben waarschijnlijk minder slim dan anderen."

Als volwassene zijn die verhalen heel uitgebreid geworden. Sommige geven je zelfvertrouwen. "Ik ben een succesvolle CEO. Mijn tijd is kostbaar en elke minuut die ik aan onbelangrijke dingen besteed is verspild."

Of het andere verhaal: "De meeste mensen mogen me niet echt. Ik doe dingen toch nooit helemaal goed. Mijn mening telt niet zo veel, want anderen weten het waarschijnlijk beter."

Wat we vaak vergeten: dit zijn gewoon verhalen. Verhalen die volledig echt aanvoelen.

Waarom communiceren met executives anders voelt

Stel je die CEO voor. Als mensen haar dag na dag vertellen dat ze faalt, verandert haar innerlijke verhaal, ook al verandert er niets aan haar daadwerkelijke capaciteiten. En de onzekere man die steeds hoort hoe scherp hij is, begint dat langzaam te geloven. De persoon blijft hetzelfde. Het verhaal verandert.

Hoe helpt dit inzicht jou?

In vrijwel elke organisatie zijn er mensen die zenuwachtig worden van senior leidinggevenden, directieleden, MT-leden, etc. Ik zie het regelmatig terugkomen, ook in gesprekken over communiceren met executives op directieniveau. Een deel van die nervositeit is begrijpelijk. Deze mensen hebben invloed op je carrière en je positie. Maar een groot deel komt van het verhaal dat je over jezelf en over hen hebt gebouwd.

Zonder het te merken behandelen we bepaalde mensen als belangrijker. In ons interne verhaal staan zij daarboven, en wij daaronder. Dat creëert spanning.

Ja, in een hiërarchie hebben sommige mensen meer verantwoordelijkheid, ervaring en kennis. Maar op een fundamenteel niveau zijn we allemaal hetzelfde.

Het verhaal werkt ook de andere kant op

Dezelfde dynamiek speelt omgekeerd. De stagiair die net begint, de receptioniste, de nieuwe collega die onzeker overkomt. We plaatsen hen onbewust "onder" ons, net zoals we de VP "boven" ons plaatsen. Die stagiair is waarschijnlijk zenuwachtig om jou, en vertelt zichzelf precies hetzelfde verhaal dat jij jezelf vertelt over de VP.

Hetzelfde verhaal, dezelfde vergissing.

Probeer daarom eens het volgende. Loop die vergadering met je VP binnen en zie hem of haar als een gewoon mens. Iemand met meer ervaring, zeker. Maar een medemens, net als de buschauffeur van vanochtend of de barista die je koffie maakte. Jij hebt informatie die je nuttig acht, en je wilt die delen. Dat is de hele interactie.

Mensen zien je dan als iemand met meer zelfvertrouwen. Ze luisteren beter naar wat je zegt.

Verandering begint met inzicht

Dit gaat niet van de ene op de andere dag. We lopen allemaal rond met aannames en conditionering die tientallen jaren oud zijn. Eén artikel lezen maakt je vrij van zenuwen voor je volgende grote meeting. Maar verandering begint met inzicht. En het inzicht is dit: de senior persoon aan de andere kant van de tafel heeft dezelfde twijfels en angsten als jij.

Dat kan het begin zijn van een nieuw verhaal over jezelf. Eén waarin je zelfverzekerd bent, waardevol, en de moeite waard om naar te luisteren.

Begin dat te geloven, en anderen gaan het ook geloven. En de volgende keer dat je een afspraak met je VP in de agenda ziet staan, slaap je misschien een stukje beter de avond ervoor.

Als dit iets is waar jij mee bezig bent, kan coaching voor directeuren een goede plek zijn om dat concreet aan te werken. Voor organisaties die dit breder willen ontwikkelen binnen hun leiderschapsteams, biedt leiderschapstraining een gestructureerde aanpak. En wil je gewoon even sparren over waar je nu staat? Plan een gratis kennismaking.