Mijn team pakt dingen zelf niet op. Hoe kan dat?

Je kent het gevoel waarschijnlijk. Je deelt iets uit, en daarna moet je er constant achteraan. Een herinnering hier. Een check daar. En toch blijft het liggen tot jij er weer bovenop springt.

Je begint te denken dat je het zelf maar moet doen. Sneller, makkelijker, klaar.

Maar dan zit je vast in een patroon dat zichzelf voedt.

Dit is een van de onderwerpen waar ik het vaakst aan werk met mensen. Teamleads, managers, directieleden, VP's. In coaching komt dit thema steeds opnieuw langs. En bijna allemaal vertellen ze me hetzelfde nadat we eraan hebben gewerkt: het wordt steeds makkelijker om mensen dingen zelf te laten oppakken.

Hoe meer je erbovenop zit, hoe minder ze doen

Dit is de pijnlijke paradox. Hoe meer je controleert, hoe minder eigenaarschap je terugkrijgt.

Het lijkt onlogisch, maar het zit diep in hoe mensen werken. Onderzoek naar micromanagement laat een helder mechanisme zien. Te veel controle haalt de autonomie weg, en daarmee het gevoel van verantwoordelijkheid voor het resultaat.

En dan gebeurt er iets subtiels. Als jij de eigenaar wordt van hun taak, voelt het brein van je medewerker dat haarscherp aan. Ze gaan handelen om aan jouw instructies te voldoen. Mensen volgen dan de regels om te voorkomen dat ze de schuld krijgen, in plaats van te proberen het werk echt beter te maken.

Je hebt het eigenaarschap dus letterlijk overgenomen. En daarna vraag je je af waarom niemand het oppakt.

De uitweg zit in iets anders dan harder duwen.

Maak afspraken in plaats van instructies

Mensen vertellen wat ze moeten doen, voelt efficiënt. Het werkt alleen zelden.

Wat wel werkt: heldere afspraken maken samen met je mensen. Een afspraak waar twee mensen zich aan verbinden.

Twijfel je of iemand het aankan? Stel dan een vraag.

"Wat is je plan? Leg het me even uit, dan kan ik je eventueel nog een tip geven."

Nu gebeuren er twee dingen tegelijk. Je hoort of het plan klopt. En je laat het eigenaarschap waar het hoort: bij hen. Ze leggen jou hun aanpak voor, niet andersom. Het is hun plan.

De update-afspraak die alles verandert

Hier zit voor veel managers de grootste winst. De manier waarop je een belangrijk project uit handen geeft.

Kijk eerst naar hoe het vaak gaat.

"Over twee weken is de deadline voor dit project. Gaat het lukken?" "Ja, komt goed." Twee weken later: "Oh, dat was ik helemaal vergeten."

Nu sta je met lege handen. Te laat om nog bij te sturen.

Vergelijk dat met deze aanpak.

"Dit project is belangrijk, want er hangt veel van af voor [reden]. Ik wil jou vragen dit te doen, want ik geloof dat jij dit kunt. Wil je me hiermee helpen? Hoe je het uitvoert mag je zelf bepalen. Ik ben wel nieuwsgierig: wat is je plan? Leg het me even uit. En omdat er zoveel van afhangt, wil je me elke twee dagen een heel korte update sturen?"

Voel je het verschil?

Je legt uit waarom het belangrijk is. Je geeft vertrouwen. Je laat de uitvoering bij hen. En je bouwt een vangnet in. Hoor je na twee dagen niets, dan kun je meteen bijsturen. Je komt voortaan zonder verrassingen te zitten.

De korte update werkt als een ritme waarin je samen koers houdt.

En als iemand de afspraak niet nakomt?

Dat gebeurt. De vraag is hoe je reageert.

De eerste keer: neem het zelf op je. "Misschien heb ik het niet duidelijk genoeg uitgelegd." Dit houdt de relatie open. Mensen zakken weg uit de verdediging, dus ze kunnen echt luisteren.

De tweede keer: wees helder en warm tegelijk. "Vorige keer lag het misschien aan mij. Deze keer heb ik het duidelijk uitgelegd. Ik wil dat jij succesvol bent in je rol. Ik heb er weinig zin in om een consequentie te moeten verbinden aan het niet nakomen van afspraken. Maar ik moet wel op je kunnen vertrouwen. Wat kunnen we doen zodat dit voortaan goed gaat?"

En dan het belangrijkste. Als je een consequentie noemt, voer die ook uit als het opnieuw misgaat. Anders verlies je je gezag. Je woorden worden goedkoop. Iedereen in je team ziet dat je dreigt zonder gevolg.

Een grens die je bewaakt, is pas een echte grens.

Twee dingen die hierbij helpen

Maak het waarom altijd expliciet. Mensen pakken zaken zelf op als ze snappen waarom het ertoe doet. "Doe dit even" geeft je een uitvoerder. "Dit is belangrijk omdat klanten anders afhaken" geeft je een eigenaar. Dezelfde taak, een totaal ander gevoel van betrokkenheid.

Vier het als iemand het wél zelf oppakt. We benoemen vooral wat misgaat. Maar gedrag dat je aandacht geeft, groeit. Zie je iemand zelf initiatief nemen? Benoem het hardop. Gewoon eerlijk. "Goed dat je dit zelf hebt opgepakt, daar heb ik echt iets aan." Zo maak je eigenaarschap aantrekkelijk.

Tot slot

Een team dat dingen zelf oppakt, ontstaat door anders te sturen. Door afspraken in plaats van instructies. Door vertrouwen met een vangnet eronder.

Het voelt in het begin onwennig. Je geeft controle uit handen die je gewend was vast te houden. Maar precies daar zit de ruimte waarin je mensen kunnen groeien. Wil je hier persoonlijk mee aan de slag, dan is dit precies het soort thema waar ik in coaching voor leidinggevenden mee help. Voor leidinggevenden op directieniveau is executive coaching amsterdam een logische verdieping. En voor organisaties die hier structureel mee aan de slag willen, is leiderschapstraining een stevige stap.

En jij houdt eindelijk je handen vrij voor het werk dat er echt toe doet. Loop je hier tegenaan en wil je sparren over jouw situatie? Plan een gratis kennismaking. Gewoon om te kijken wat er speelt.