Grenzen stellen als nieuwe manager: 3 zinnen die werken
David Buirs is leiderschapscoach in Amsterdam. Dit artikel helpt beginnend leidinggevenden bij het stellen van grenzen, met de 'ja, en'-techniek uit het improvisatietheater. Je leert drie concrete zinnen waarmee je je tijd beschermt zonder de relatie met je team te schaden.
Je bent net manager geworden. En nu wil iedereen iets van je.
Je inbox loopt vol. Je agenda zit dicht. Voor de derde keer vandaag vraagt iemand of je "heel even" tijd hebt. Je zegt overal ja op. Want dat doen goede managers, toch?
Grenzen stellen als nieuwe manager is je belangrijkste overlevingsvaardigheid. Zonder grenzen verdrink je in het urgente werk van anderen en blijft je eigen werk liggen. De truc zit in hoe je nee zegt. En verrassend genoeg begint dat met ja.
Waarom 'nee' zeggen zo zwaar voelt
De meeste nieuwe managers worstelen hiermee omdat ze aardig gevonden willen worden. Dat zie ik voortdurend terug bij de leidinggevenden die bij mij komen. De angst om de 'bad guy of girl' te zijn regeert.
Je herinnert je vast die managers die na hun promotie veranderden. Afstandelijk. Onbereikbaar. Jij nam je voor om anders te zijn. Benaderbaar. Met een echt open-deur-beleid.
Dus zeg je ja op alles. Elke vergadering. Elke vraag. Elk probleem dat je team prima zelf kan oplossen. En daarna vraag je je af waarom je leeg bent.
Wat blijft liggen als je geen grenzen stelt
Zeg je altijd ja, dan komt het echte werk in de knel.
Je plant niet vooruit. Geen tijd om na te denken over het volgende kwartaal of om problemen te zien aankomen.
Je leert niets nieuws. Die cursus die je wilde doen? Dat boek over leidinggeven? Het komt er niet van.
Je coacht niet. Echt coachen vraagt aandacht. Word je de hele dag onderbroken, dan geef je snelle antwoorden. Je helpt mensen niet om zelf na te denken.
Je doet geen focuswerk. De grote analyses. De strategie. Het beoordelingsgesprek dat aandacht verdient. Alles wordt afgeraffeld of naar de avond geschoven.
Het echte risico van altijd beschikbaar zijn
Je denkt dat grenzen je onaardig maken. Kijk eens naar wat er werkelijk gebeurt zonder grenzen.
Je team leert dat ze jou voor alles nodig hebben. Je kweekt afhankelijke mensen die stoppen met zelf nadenken. Daarom investeren organisaties in een goed leiderschapstraject voor hun managers. Om te voorkomen dat de manager de bottleneck wordt die de hele afdeling vertraagt.
Je baas ziet je als iemand voor de kleine taken. Je hebt immers nooit ruimte voor het grotere, strategische werk. Je raakt geïrriteerd en moe. Mensen voelen dat. Het werk dat je team echt verder helpt, gebeurt niet.
De 'ja, en'-techniek uit het improvisatietheater
Hier is een simpele manier om grenzen te stellen zonder als een eikel te klinken.
In improvisatietheater gebruiken acteurs "ja, en" om iets te accepteren en er iets aan toe te voegen. Het spel valt stil als iemand "nee" zegt. Met "ja, en" houd je de scène levend en stuur je hem tegelijk een kant op.
Jij gebruikt dezelfde beweging. Je erkent een verzoek, en je voegt jouw grens toe. De ander voelt zich gezien en jij beschermt je tijd.
Zo klinkt dat in de praktijk.
De vraag: "Kun je bij deze meeting aansluiten?"
Jouw antwoord: "Ja, ik snap waarom mijn input helpt, en Sarah weet hier eigenlijk meer van. Ik koppel jullie even."
De vraag: "Kun je hier even mee helpen?"
Jouw antwoord: "Ja, dit klinkt belangrijk, en ik zit vol tot donderdag. Kan het wachten of zoeken we iemand anders?"
De vraag: "Ik heb een probleem."
Jouw antwoord: "Ja, ik hoor dat je vastloopt, en ik ben benieuwd welke oplossingen je zelf al hebt geprobeerd."
Het werkt omdat je de ander ziet. Ze voelen zich erkend. En je grens staat.
Grenzen die je vandaag al kunt gebruiken
Hier zijn concrete grenzen waarmee je meteen kunt starten.
Voor je tijd:
"Ik ben bereikbaar voor vragen op dinsdag en donderdag, tussen 14:00 en 15:00."
"De ochtenden houd ik vrij voor focuswerk."
"Ik check mijn mail drie keer per dag. Urgente zaken via Slack."
Voor wat je oppakt:
"Ik wijs je de weg naar onze kennisdatabase waar alle processen in staan, begin daar alvast."
"We besteden hier 15 minuten aan, daarna ga je zelf verder."
"Ik kijk na wat jij maakt, maar jij bouwt het."
Voor beslissingen:
"Dit is jouw beslissing. Ik vertrouw op je oordeel."
"Kom met een aanbeveling, niet alleen met het probleem."
"Ik beslis, en jij levert de analyse aan."
Deze grenzen beschermen jou. En ze maken je team beter in hun werk.
Begin klein, begin deze week
Kies één ding dat je steeds van je werk afhoudt. Bedenk er een "ja, en"-reactie op. Gebruik die reactie drie keer deze week.
Het voelt ongemakkelijk. Dat hoort erbij. Misschien sputtert iemand tegen.
En je krijgt tijd terug. Om te plannen. Om na te denken. Om je team te laten groeien in plaats van de hele dag brandjes te blussen. Grenzen stellen als nieuwe manager brengt je eindelijk bij de kern van je vak. Plannen. Mensen ontwikkelen. Beslissingen nemen.
Je team heeft je niet elke seconde nodig. Ze hebben je helder en gefocust nodig.
Wil je hier samen aan werken? Voor leidinggevenden die hun rol steviger willen pakken, helpt business coaching voor leidinggevenden om grip te krijgen op tijd, focus en team. Op directieniveau is executive coaching een logische verdieping.
Benieuwd of het bij je past? Plan een gratis kennismaking in om de mogelijkheden voor jou te bespreken. Vrijblijvend.
