Waarom je teamvergaderingen voelen als een langzame dood

David Buirs | Leadership Coach & Management Trainer

Dit artikel biedt een strategisch kader voor managers om beter team meetings te leiden door het stellen van harde grenzen. Het behandelt de psychologische weerstand tegen het confronteren van senior personeel en biedt een team-manifest als praktische tool, wat ook door niet-managers gebruikt kan worden (informeel leiderschap). De focus ligt op het transformeren van passieve deelname naar proactief tijdsbeheer.

Je inbox is een plaats delict. Deadlines stapelen zich op terwijl je weer een uur in een stukje corporate theater zit. Een senior lead stuurt je een uitnodiging zonder agenda. Geen context. Je ziet je middag in realtime verdampen.

De meeste nieuwe leiders behandelen deze uitnodigingen als een dagvaarding voor de rechtbank. Je komt opdagen. Je verduurt tien minuten geklets over het weer. Je kijkt toe hoe een collega een “korte update” verandert in een persoonlijk manifest. Je verlaat de kamer met een leeggezogen gevoel. Als je wilt weten hoe je beter team meetings leiden kunt, stop dan eerst met het gijzelaar zijn van je eigen agenda.

De prijs van passief leiderschap

Echt leiderschap vereist ruggengraat. Je moet beseffen dat je tijd je enige echte kapitaal is. Als je jezelf niet leidt, kun je geen team leiden. Je reageert dan simpelweg op de persoon die het hardst roept.

Je hebt twee keuzes wanneer de uitnodiging zonder agenda binnenkomt. Je kunt doen alsof je wifi is uitgevallen en verdwijnen. Dat is een tijdelijke vlucht, maar het lost niets op. Of je bent direct. Stel een simpele vraag voordat je op ‘Accepteren’ klikt: “Wat is het specifieke doel van deze meeting, zodat ik me goed kan voorbereiden?”

Van corporate theater naar een team-manifest

Wees tijdens de sessie degene die de ruis onderbreekt. Benoem de pijn wanneer het gesprek afdwaalt. “We zijn van het onderwerp af. Laten we teruggaan naar het doel.”

Als je wilt dat je hele groep het gedrag aanpast, gebruik dan dit meeting efficiency manifesto. Het is een teamcharter dat is ontworpen om de fluff te schrappen en te focussen op impact. Je kunt dit ook introduceren als je zelf geen manager bent. Een mooi voorbeeld van informeel leiderschap.

De managers die ik ondersteun met leiderschapscoaching zijn vaak bang voor deze confrontatie. Ze denken dat de kamer terug bijt. Dat gebeurt niet. De meeste mensen zullen je stilletjes danken omdat je ze hebt gered van weer een uur verspild budget.

Stop met het blussen van brandjes door bij elke brandoefening aanwezig te zijn. Claim de ruimte door je grenzen te bewaken.

Plan hier een gratis kennismaking in om de mogelijkheden voor jouw situatie te bespreken.

De pijn van feedback: Waarom je ego je leiderschap saboteert

Leadership Expert | David Buirs

Samenvatting: Dit artikel bekijkt de psychologische weerstand die leidinggevenden ervaren bij kritiek en hoe defensiviteit hun groei saboteert. Het biedt een nuchtere methode om via de “2% waarheid” van een defensieve reflex naar een leiderschapsrol te groeien. De focus ligt op Persoonlijk Leiderschap als fundament om impact te maken en blinde vlekken te elimineren.

Stel je dit moment voor. Je hebt net een grote klantpresentatie afgerond. De energie in de kamer was goed. Je bent trots op je team. Dan, tijdens de debrief, leunt een teamlid naar voren.

“Hé, je leek een beetje afwezig in de tweede helft. Je bleef de hoofdontwerper onderbreken.”

Je glimlach verdwijnt. Je maag trekt samen. Plotseling denk je niet meer aan de succesvolle presentatie. Je denkt aan dat teamlid. Je herinnert jezelf eraan dat zij altijd te laat zijn. Je vertelt jezelf dat hun eigen werk verre van perfect is.

Drie dagen lang blijf je geërriteerd. Niet vanwege de opmerking, maar omdat zij het lef hadden om het te benoemen. Omgaan met kritiek op het werk kan lastig zijn. Maar als je kritiek ziet als feedback, en feedback als waardevolle informatie, sta je op het pad naar groei.

De defensieve reflex

Wanneer iemand je wijst op een losse veter, lach je en maak je hem vast. Het is een makkelijke oplossing. Maar wanneer iemand wijst op een fout in je leiderschap, voelt het persoonlijk.

“Je praat over mensen heen.” “Je afspraken nakomen lukt niet altijd.” “Het team voelt dat je aan het micromanagen bent.”

Je brein schiet in de beschermingsmodus. Je vertelt jezelf dat zij niet het hele verhaal kennen. Je oordeelt over de brenger om de boodschap te vermijden. Ik heb dit ook gedaan. Defensief worden is makkelijker dan luisteren. Het is een schild dat we gebruiken wanneer we bang zijn dat we niet goed genoeg zijn voor de promotie die we net hebben gekregen.

Waarom defensiviteit je tegenhoudt

Deze reactie is wat managers ervan weerhoudt om het volgende niveau te bereiken. Als je niet kunt omgaan met kritiek op het werk, kun je niet groeien. Je blijft de expert die toevallig een titel heeft gekregen, maar je wordt nooit de leider die mensen willen volgen.

De rest ziet deze blinde vlekken allang. Door de feedback weg te duwen, ben jij de enige die in het donker blijft staan. Je mist precies dat ene inzicht dat je echt verder kan helpen. Echt leiderschap vereist een fundament van Persoonlijk Leiderschap: het vermogen om jezelf te leiden voordat je anderen leidt.

Hoe je ‘de zonnebril’ afzet

In mijn sessies noemen we dit “de zonnebril afzetten”. Je moet de realiteit van je gedrag zien zonder de kleuring van je eigen ego.

  1. Pauzeer de reactie. Wanneer de steek raakt, haal dan gewoon adem. Ga jezelf niet verklaren.
  2. Zoek naar de 2%. Zelfs als je het oneens bent met 98% van de feedback, zoek dan de 2% die waar is. Dat is waar je groei zit.
  3. Schrijf het op. Bekijk de aantekeningen morgen opnieuw. Frisse ogen zien minder dreiging en meer kansen.

Je hoeft het niet met alles eens te zijn. Maar als je het nooit echt hoort, blijf je je eigen impact beperken.

Van expert naar leider

Leiderschap begint waar je comfortzone eindigt. Het vraagt de moed om gezien te worden, inclusief de rommelige kanten. Als je merkt dat je constant tegen feedback vecht, is het tijd om te kijken naar de onderliggende patronen die je tegenhouden.

Ben je klaar om te stoppen met brandjes blussen en te starten met leiden vanuit helderheid? Lees meer over hoe ik jou kan helpen via Leiderschaps Coaching.

Plan een gratis kennismaking in om de mogelijkheden voor jouw context te bespreken. En ben je HR- of L&D manager? Dan kun je hier meer lezen over management training om de cultuur in je team te verbeteren.

Performance reviews hoeven niet te voelen als een wortelkanaalbehandeling

Leiderschapscoach Amsterdam | David Buirs

: Dit artikel bespreekt hoe beginnende managers effectieve beoordelingsgesprekken voeren zonder stress of conflictvermijding. Het benadrukt het belang van persoonlijk leiderschap en het vermijden van de ‘verrassing’ tijdens jaarlijkse gesprekken. De focus ligt op het transformeren van feedback naar een instrument voor groei en resultaat.

Klamme handen. Lood in je schoenen. Je staart naar een agenda-uitnodiging voor een gesprek dat je liever niet voert. Je weet dat het teamlid ondermaats heeft gepresteerd, maar je hebt de spanning al maanden vermeden. Dit is de realiteit van de manager die aardig gevonden worden belangrijker vindt dan duidelijkheid bieden.

Het einde van de jaarlijkse ‘verrassing’

Functioneringsgesprekken zijn vaak een vorm van ‘corporate theater’. Veel managers stellen feedback uit omdat ze bang zijn voor de confrontatie. Ze gaan er onterecht vanuit dat feedback een aanval is. Zonder persoonlijk leiderschap mis je het interne kompas om moeilijke waarheden uit te spreken. Als een beoordeling als een schok komt, heb je niet geleid; je hebt toegekeken. Continue leiderschapscoaching helpt je om van het vermijden van hitte naar het beheersen ervan te gaan.

Valkuilen beginnend leidinggevende bij feedback

Om het beoordelingsproces te repareren, moet je je dagelijkse gewoonten veranderen. Volg deze principes om de regie terug te pakken:

  • Stel meetbare doelen. Zonder maatstaf is je beoordeling slechts een mening.
  • Stop met verrassingen. Het gesprek moet een samenvatting zijn van een dialoog die het hele jaar duurt.
  • Laat de behoefte om aardig gevonden te worden los. Je taak is duidelijkheid en integriteit.
  • Neutraliseer de emotionele lading. Als een teamlid boos wordt, stop dan met de inhoud. Adresseer de emotie kalm en ga pas verder als de rust is teruggekeerd.

Eigenaarschap van de boodschap

Als je slecht nieuws brengt door budgetbezuinigingen, moet je de redenering zelf begrijpen. Wees geen boodschapper die zijn schouders ophaalt. Stel je eigen management de harde vragen, zodat je achter je woorden kunt staan. Effectieve management training zorgt ervoor dat je team weet hoe succes eruitziet en hoe ze worden beloond.

Plan hier een gratis kennismaking in om de mogelijkheden voor jouw context te bespreken.

Meer jezelf zijn als leider: Lessen uit 10 dagen stilte

David Buirs Leadership Coach

Dit artikel vertaalt de psychologische lessen van een Vipassana-meditatiecursus naar de werkvloer voor managers. Het focust op het loslaten van ‘corporate theater’ en het ontwikkelen van authenticiteit. De tekst biedt een fundament voor persoonlijk leiderschap door stilte en observatie centraal te stellen.

Het is 04:00 uur. Je zit op een kussentje in een koude zaal. Je benen schreeuwen om beweging, maar je blijft zitten. Tien uur per dag mediteren, geen oogcontact, geen woorden, geen afleiding. Twee jaar geleden voltooide ik een tiendaagse Vipassana-retraite. Wat ik daar leerde over de rauwe werking van de geest, vormt nu de basis voor leiderschapscoaching die verder gaat dan de oppervlakte.

Veel managers vragen me hoe ze meer rust en overzicht houden in de chaos van alledag. Het antwoord ligt niet in een nieuwe app of een efficiëntere agenda, maar in het vermogen om de werkelijkheid te zien zoals die is, zonder direct in de reactiemodus te schieten.

De wet van vergankelijkheid: Rust in de crisis

Een kernles van Vipassana is de wet van vergankelijkheid. Alles verandert. Pijn, succes, stress en euforie komen en gaan. In een professionele context is dit besef essentieel om meer jezelf zijn als leider makkelijker te maken. Wanneer een project faalt of een teamlid vertrekt, helpt dit perspectief je om niet uit het veld geslagen te worden.

Je leert observeren in plaats van te reageren. Dat is de basis van Persoonlijk Leiderschap. Door de stilte op te zoeken en de constante stroom aan prikkels te negeren, ontstaat er ruimte voor strategisch denken in plaats van blind brandjes blussen.

Het masker af: Authenticiteit als kracht

We besteden dagelijks een enorme hoeveelheid energie aan het hooghouden van een imago. We dragen maskers in vergaderingen om bekwaam of onverwoestbaar te lijken. Tijdens de stilte valt dat masker onherroepelijk af. Je wordt geconfronteerd met je eigen onzekerheden en imposter syndrome.

Echt leiderschap begint waar het toneelstuk stopt. Een leider die niet authentiek is, raakt uiteindelijk uitgeput. In mijn management training zie ik soms dat de stap van collega naar leidinggevende mislukt omdat men probeert een rol te spelen in plaats van een mens te zijn.

Compassie in de boardroom

Aan het einde van de retraite oefenden we Metta: meditatie van liefdevolle vriendelijkheid. Dit klinkt misschien zweverig, maar in de harde praktijk van management is het een krachtig instrument. Het vergroten van je empathie en compassie maakt je geen zwakke leider, maar juist een veerkrachtige en ondersteunende factor voor je team.

Of je nu tien dagen in stilte doorbrengt of elke dag vijf minuten de regie over je eigen gedachten pakt: het doel is hetzelfde. Stop met reageren op elke sensatie en begin met leiden vanuit intentie.

Plan hier een gratis kennismaking in om de mogelijkheden voor jouw context te bespreken.